Congrès

Notre agence événementielle, Tiveria Organisations, a développé un réel savoir-faire dans l’organisation et la logistique de congrès dans divers secteurs professionnels en France et à l’étranger. Leader depuis 20 ans dans l’organisation d’événements d’entreprises, Tiveria s’est spécialisée progressivement dans la logistique de congrès et contribue aujourd’hui à la réussite d’une dizaine de congrès nationaux et internationaux regroupant 150 à 2500 participants par an.

Une gestion globale

Tiveria Organisations propose une gestion globale de votre congrès et met à votre service son expérience en matière de coordination de projets. Notre équipe vous accompagne dans la construction de votre programme et dans la gestion budgétaire de votre manifestation. Nous coordonnons également tout l’aspect logistique et travaillons en lien étroit avec un réseau de prestataires fiables. Enfin, nous vous conseillons dans la mise en place d’une stratégie de communication afin de garantir le succès de votre congrès.
À l’aide de plusieurs solutions en ligne dédiées à notre activité, nous assurons la bonne gestion de votre événement…

Gestion des inscriptions en ligne

Plateforme en ligne entièrement personnalisable, elle permet notamment la gestion des inscriptions de congressistes, invités et conférenciers. Elle offre un paiement en ligne sécurisé des frais d’inscription et établie automatiquement le listing des participants.

Gestion de l'hébergement

Option qui peut être mise en place en complément des inscriptions en ligne pour une prise en charge optimale des participants. Entièrement gérée en interne, elle permet de sécuriser les paiements, de gérer les rooming lists et les relâches de chambres en toute sérénité.

Édition des badges

Tiveria Organisations gère pour l’ensemble des participants au congrès l’impression et la distribution des badges ainsi que des différents supports à remettre à chaque congressiste lors de leur arrivée : programme, courrier de bienvenue, road book, plan d’orientation, n° d’urgence…

Campagne d'e-mailing

Pour la promotion de votre événement par emailing, nous avons la possibilité de programmer l’envoie d’une ou plusieurs newsletters par email à l’ensemble de vos contacts et susciter ainsi la participation au congrès.

Envoi automatisé de SMS

Pour faciliter la communication avec les congressistes pendant l’événement, nous mettons à votre disposition notre service d’alerte sms qui garantit des échanges instantanés et efficaces avec l’ensemble des participants.

Questionnaire de satisfaction

Chaque congrès est suivi d’une étude de satisfaction complète afin d’apporter les améliorations nécessaires sur des points précis. Une analyse des réponses à ce questionnaire est fournie à l’organisateur à l’issu du congrès.

A l’ensemble de ces services relatifs à la gestion logistique de votre congrès, vous pourrez compter sur Tiveria Organisations également pour la coordination de l’ensemble des prestations annexes. Nous pourrons proposer aux congressistes et à leurs accompagnants un programme social composé de visites, d’excursions, d’activités ludiques, mais aussi gérer pour eux les transferts groupés ou individuels, la présence de guides ou traducteurs…

Il s’agit d’un moment important, du rendez-vous annuel de la profession, qui renforce la cohésion de vos membres. Consacrez-vous à vos congressistes et confiez-nous l’ensemble des aspects logistiques. L’organisation de votre événement est maîtrisée, votre congrès sera une référence pour les acteurs du secteur. Quel que soit le lieu, la thématique, la provenance des participants, leur nombre, les besoins techniques, Tiveria sera votre meilleur allié pour l’organisation de A à Z de votre congrès professionnel.

Le saviez-vous ?

Il s’agit d’une gestion globale, d’une coordination de projet au sens large. Un organisateur de congrès construit un programme parallèlement à la gestion budgétaire de la manifestation. C’est à la fois une coordination logistique et la mise en place d’une stratégie commerciale et de communication afin de garantir le succès du congrès.

Il y a d’abord la promotion de l’événement par emailing ou l’envoie de newsletters à l’ensemble des acteurs touchés par le congrès afin de susciter leur participation.

Il y a ensuite la mise en place d’une plateforme en ligne pour la gestion des inscriptions des congressistes, invités et conférenciers. Elle permet un paiement en ligne sécurisé des frais d’inscription et elle établit automatiquement le listing des participants. Elle permet aussi la gestion de l’hébergement en gérant les rooming-lists et les relâches de chambres en toute sérénité.

L’agence organisatrice gère pour l’ensemble des participants au congrès l’impression et la distribution des badges ainsi que des différents supports à remettre lors de leur arrivée (programme, courrier de bienvenue, road book, plan d’orientation, n° d’urgence…)

Pour faciliter la communication avec les congressistes pendant l’événement, elle met en place un service d’alerte sms qui garantit des échanges instantanés avec les participants.

L’agence coordonne également l’aspect logistique à l’attention des exposants et travaille en lien étroit avec un réseau de prestataires fiables.